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Führen aus der Distanz: „Loben kann man auch per Sprachnachricht!“

Die Anstifterinnen Kathrin und Jantje sind als Führungskräfte-Coaches für die DB Akademie im Einsatz. Seit knapp einem Jahr steht auch hier vor allem ein Thema im Fokus: Führen aus der Distanz. Die DB Akademie hat mit den beiden ein spannendes Interview geführt, das ihr jetzt auch hier nachlesen könnt! Vielen Dank dafür, liebe DB Akademie 🙂
Am 23. März 2020 erschien auf DB Update der erste Artikel über Führung aus der Ferne. Der erste Satz lautete: „Homeoffice kann man lernen“. Tja, kann man? Frau Brückner, Frau Bogena, was beobachten Sie in Ihren (Online-)Seminaren, in denen Sie Führungskräfte schulen? Haben wir bei der DB dazugelernt, inwiefern haben sich Herausforderungen, Nöte und Fragen geändert?

Jantje Bogena: Wenn ich darüber nachdenke, wie selbstverständlich mittlerweile die Führungskräfte in die MS-Teams-Sitzungen kommen, das ist schon ein erheblicher Unterschied zum Anfang der virtuellen Trainings. Das lässt sich auch an den Minuten messen, wie viel früher sich die Teilnehmenden einwählen. Wir haben bei etwa 30 Minuten gestartet und sind jetzt bei 1 bis 5 Minuten angekommen. Mal abgesehen von MS Teams haben viele aber immer noch Hemmungen, sämtliche Kanäle für die eigenen Führungsimpulse zu nutzen. Ein Video von sich aufzunehmen oder eine Sprachnachricht zu schicken, ist für viele noch ein echter Schritt aus der Komfortzone.

Kathrin Brückner: Viele Fragen und Sorgen sind die gleichen geblieben, aber es sind einige dazu gekommen. Etwa die Frage nach virtueller Mitarbeiterbindung, da ja zahlreiche Neue online eingestellt wurden und es noch nie ein persönliches Treffen mit der Führungskraft gab. Bei Teams mit Kundenkontakt stellt die Angst der Mitarbeitenden vor Ansteckung eine Herausforderung für die verantwortlichen Führungskräfte dar. Eine immer wieder genannte Sorge ist, dass die Mitarbeitenden nicht genug arbeiten und wie sie kontrolliert werden können.

Jantje
Und wie ist die Lösung? Wie stellt man sicher, dass die Produktivität nicht sinkt – ohne in Kontrollwahn zu verfallen?

Brückner: Studien zufolge arbeiten Menschen im Durchschnitt im Homeoffice sogar mehr als im Büro. Eine ganz wichtige Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit auf Distanz ist Vertrauen. Vertrauen in mich und meine Führungsleistung und genauso in meine Mitarbeitenden. Wenn ich in Frage stelle, dass mein Team ohne meine Kontrolle schlechter arbeitet, dann muss ich mich auch fragen, was ich als Führungskraft versäumt habe. Vertrauen ist keine Einbahnstraße – wenn ich Vertrauen schenke, begegnen mir die Menschen meistens ebenfalls mit Vertrauen.

Bogena: Leistungen sind normalerweise am Ergebnis messbar, das bleibt ja auch auf die Entfernung bestehen. Wenn ich als Führungskraft merke, dass Leistungen nicht stimmen oder jemand sich auf dem Homeoffice ausruht, dann gilt hier dasselbe wie in Präsenz: Sobald der Verdacht entsteht, bin ich als Führungskraft in der Verantwortung, ins Gespräch zu gehen. Dulden und Zweifeln ist hier absolut kontraproduktiv.

Kathrin Brückner
Wie erhalte ich beim Führen auf Distanz das Teamgefüge und verhindere Eigenbrötlertum?

Bogena: Was Führen auf Distanz so herausfordernd macht: Alles, was im normalen Büro-Alltag nebenbei passiert, ist nun ein To Do auf meiner Liste. Die Stimmung im Team erlebe ich nicht mehr in der Kaffeeküche oder über die Atmosphäre im Büro, sondern ich muss bewusst dafür sorgen, dass ich sie erleben kann. Genauso wie ich als Führungskraft teamfördernde Dinge als bewusste Aufgabe brauche. Zum Beispiel, in Teammeetings einen „Check in“ über die momentane Stimmung der einzelnen Mitglieder zu machen, oder ganz konkrete Aufgaben zu verteilen, an denen gemeinsam gearbeitet werden muss.

Brückner: Für viele bei der DB ist das Führen auf Distanz gar nicht Pandemie- geschuldet, sondern von Berufs wegen immer schon so. Und es gibt Berufsgruppen, die nicht als Team agieren, sondern deren Mitglieder mehr als „Satelliten“ fungieren. Hier ist es besonders wichtig, immer wieder Führungsimpulse zu setzen, persönliche Nähe zu schaffen und auch eine Möglichkeit zu geben, bei der ich erfahre, wie es meinem Gegenüber geht.

Gibt es Spielregeln beim Arbeiten aus der Distanz, etwa dass sich jeder zur Erreichbarkeit verpflichtet und auch die Mittagspause verbindlich einträgt?

Bogena: Da ergeben je nach Arbeitsbereich, Teammitgliedern und Führungskraft unterschiedliche Regeln Sinn. Das Schöne ist, ich kann diese Regeln mit meinem Team gemeinsam festlegen.

Brückner: Als Vorbereitung für die passenden Regeln für mein Team kann ich mich als Führungskraft fragen, wie meine idealen Arbeitsbedingungen aussähen und welche Regeln mir ganz wichtig sind.

Wer sich bei seinem Team bedanken will, brachte früher einen Kuchen mit ins Büro. Jedem einzelnen ein Stück Kuchen nach Hause bringen ist zeitlich nicht drin, Verschicken logistisch schwierig und außerdem herrscht gerade Sparzwang. Wie kann man seinem Team aus der Ferne etwas Gutes tun?

Bogena: Die wundervollste und allerkostengünstigste Form des Dankes ist eine persönlich ausgesprochene und ernstgemeinte Anerkennung. Dieses machtvolle Instrument wird in meinen Augen echt unterschätzt.

Brückner: „Persönlich“ bedeutet ja nicht zwingend „am selben Ort“, das geht genauso gut am Telefon, per Sprachnachricht, Videobotschaft oder auch per Mail, aber eben auf den einzelnen bezogen und auf einen konkreten Anlass oder eine konkrete Leistung. Ich persönliche liebe ja Anerkennung per Sprachnachricht, dann kann ich mir das ganz oft anhören und mich immer wieder freuen.

Was sind Klassiker-Fettnäpfchen bei der virtuellen Führung – und was der elegante Weg darum herum?

Bogena: Das größte Fettnäpfchen ist, wenn ich die Mitarbeitenden spüren lasse, dass ich selbst Hemmungen vor der neuen Situation habe. Dann muss ich mich nicht wundern, wenn ich auf Dauer ein Team bekomme, dass sich vor neuen Dingen scheut und Veränderung gegenüber negativ eingestellt ist. Das bedeutet nicht, dass ich gleich alles können und wissen muss – ich muss authentisch sein mit einer positiven Grundeinstellung zum Thema virtuelle Führung. Auch ein Perspektivenwechsel hilft oft: Führungskräfte werden ja auch geführt und sind selbst Mitarbeitende. Was braucht ihr selbst, um virtuell geführt zu werden? Was ist euch als Kolleg*in dieses Unternehmens wichtig? Und dann ist es immer eine elegante Möglichkeit, das Team mit ins Boot zu holen. Gestaltet mit eurem Team die neue virtuelle Situation, fragt Teammitglieder, was ihnen wichtig ist, was sie brauchen.

Brückner: Für mich ist eines der größten Fettnäpfchen, kein Vorbild zu sein, also Dinge zu verlangen, zu denen ich selbst nicht bereit bin. Ein weiteres ist für mich das Wegducken, also nicht mehr greifbar sein für meine Mitarbeitenden, etwa aus Sorge nicht alle Fragen beantworten zu können.

online Trainer, Führen aus der Distanz
Welche Unterstützungsangebote gibt es für Führungskräfte zum Thema virtuelle Führung?

Brückner: Auf der DB-Akademie-Seite gibt es eine Fülle an Angeboten, etwa den Kurs „Führen auf Distanz“, den wir begleiten, oder „Virtuelle Teams führen“. Hier kann man einfach mal stöbern. Was wir darüber hinaus jedem empfehlen: Traut euch, probiert aus!

Bogena: Die Lösung liegt im Tun. Autofahren lernen wir ja auch nur begrenzt in der Fahrschule und viel eher beim Fahren auf der Straße. Macht Testsessions mit Kolleg*innen eures Vertrauens, fragt intern Menschen, die schon länger aus der Ferne arbeiten. Nehmt an vielen virtuellen Angeboten teil, dafür bieten sich zum Beispiel die „Lunch & Learn“-Sessions an, und schaut euch an, wie andere online auftreten. Wie nehmen sie die Teilenehmenden mit, mit welchen Funktionen arbeiten sie? Und dann den eigenen Anspruch senken, dass gleich alles perfekt sein muss – gemäß dem Kompassprinzip „Mach es einfach“. Es ist menschlich und sympathisch, wenn nicht gleich alles klappt.

„Dieses Interview wurde für die interne Führungskräfte-Plattform der DB geführt und dort zuerst veröffentlicht“.

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