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Online-Meetings – so machen sie Spaß!

Online-Meetings: Fast jeder ist im Jahr 2020 früher oder später mit ihnen in Kontakt gekommen, sei es in der digitalen Lehre in der Schule oder Uni, im Berufsleben bei Telefonkonferenzen oder anderen Meetings. Auch der generelle Kundenkontakt wird sich teilweise auf Online-Meetings verlagert haben. Wahrscheinlich geht es einigen total auf die Nerven und man freut sich auf den normalen Alltag. Andere wiederum sehen in Online-Meetings praktische Vorteile. Doch ganz egal, wie wir uns damit fühlen, wir müssen da jetzt erstmal durch. Es gibt aber bestimmt Wege, diese Online-Meetings etwas Spannender zu gestalten oder sich besser darauf einzulassen. Wir möchten dir mitgeben, wie du gut durch Online-Meetings kommst, was es zu beachten gibt und wieso es auch mal nützlich sein kann, Online-Meetings zu halten.

Wie sinnvoll sind Online-Meetings?

Soviel ist sicher: Online-Meetings haben ihre Daseinsberechtigung! Für einige ist das schon praktischer Alltag, für viele aber komplettes Neuland. Doch was kann man denn Positives aus Online-Meetings ziehen?

Mal abgesehen davon, dass man sich den Arbeitsweg spart und theoretisch von überall auf der ganzen Welt Meetings beitreten kann, besteht die Möglichkeit, sich weltweit zu vernetzen und zu verknüpfen. Wenn die Internetverbindung funktioniert und jeder, der nicht redet, auch sein Mikrofon ausmacht, dann kann man vermutlich auch viel besser zuhören als in einem Raum mit 300 Leuten. Wir kennen es alle: ständiges Tuscheln, jemand hustet oder kramt etwas aus dem Rucksack. Und jetzt mal ehrlich: Wie herrlich ist es, an einem ruhigen Ort und nicht gedrängt in einem Konferenzzimmer zu sitzen?

Den meisten fehlt vermutlich gerade dieser soziale Austausch, der Kontakt, das Quetschen im Konferenzraum und die Kaffeepausen. Doch man muss auch sagen, dass man unglaublich viel Zeit spart. Zudem kommt es dem eigenen ökologischen Fußabdruck zugute, wenn man nicht jede Woche irgendwo anders hinfliegt, sondern sich in einem Online-Meeting trifft und dort die Tagesordnung bespricht.

Alex führt online, online-Formate

Das Potential der Online-Welt

Außerdem muss man sich ja auch eingestehen, dass diese Online-Meetings gerade unsere sozialen Kontakte und Konferenzen am Leben erhalten können. Man muss eben nicht nur telefonieren und Emails schreiben, sondern kann sich in virtuellen Meetings sehen, dort miteinander sprechen und auch von Angesicht zu Angesicht reagieren. Ein Stück weit kompensiert es die soziale Isolation, gerade in Zeiten der Pandemie: Zumindest kann man seine Kollegen sehen, wenn schon nicht live, dann wenigstens vor dem Bildschirm!

Viel zu lange hat man gerade in Deutschland dieses Potential, das in Online-Meetings oder generell in der Nutzung digitaler Medien steckt, nicht ausgeschöpft. Und klar ist: Auch das ist jetzt erst der Anfang! Aber ein guter!

Online-Meetings werden in Zukunft eine größere Rolle in unserem Alltag spielen. Also: Schluss mit Geschäftsreisen, hallo Online-Meetings!

5 Tipps für virtuelle Meetings

Egal ob du ein Meeting veranstaltest oder Teilnehmer bist. Wir geben dir 5 Tipps an die Hand, wie ihr euch einbringen könnt oder es einfach direkt im Meeting umsetzen könnt.

Vorbereitung ist alles: Ein Online-Meeting mit rauschendem Mikro, fast leerem Akku oder ohne ausreichendes Licht, so dass der Gesprächspartner dich kaum erkennt? Das sorgt nur für nervige und unnötige Unterbrechungen und einen gestörten Gesprächsfluss.

Also achte darauf, dass alles schon bereit ist, damit du entspannt und mit guter Qualität mit deinen Teilnehmern sprechen kannst.

Gerade bei einem Online-Meeting mit sehr vielen Teilnehmern sollten gewisse Spielregeln klar sein. Alle haben ihr Mikrofon aus. Wenn jemand etwas sagen möchte, hebt er die Hand. Kameras sollten entweder alle ein- oder alle ausgeschaltet sein. Das ermöglicht ein besseres Gruppenklima und trägt auch zur Effektivität des Meetings bei.

Online-Meetings bieten so viel Potential. Nutze es und binde die Teilnehmer mit ein. Und an die Teilnehmer: Bringt euch auch mit ein. Sei es bei einem Vortrag als Reaktion einen Daumen hoch zu zeigen oder auf einem interaktiven Worksheet oder einer Pinnwand mitzuschreiben. Es geht online so einfach und durch Einbezug wird das Meeting wesentlich greifbarer und interessanter, sowohl für Teilnehmer als auch für die Veranstalter. Also nutzt es aus und spielt mit der Technik!

Meetings sind Meetings. Das ist ganz klar. Aber gerade durch die virtuellen Meetings schieben sich die sozialen Empfindungen und Gespräche in den Hintergrund. Vermeide das, indem du vielleicht nach dem Meeting einen virtuellen Kaffeeklatsch anbietest und ihr euch noch nett unterhalten könnt. Oder räumt vor einem Meeting Zeit ein für einen kurzen Smalltalk. Es gibt Möglichkeiten, die sozialen Komponenten auch in oder mit Online-Meetings zu verwirklichen – und das solltet ihr auch tun.

Auch online solltest du einen Raum bieten, der genutzt werden kann, um unter 4 Augen zu sprechen, falls jemandem etwas auf dem Herzen liegt, jemand sich unwohl fühlt oder man sich mal kurz zurückziehen kann. Errichte doch einen Breakout-Raum, in den man sich zurückziehen kann oder bestimme eine Person, die Ansprechpartner für das Meeting ist und sich auch als Gesprächspartner anbietet. Es kann ja auch vorkommen, dass man sich im Meeting unwohl fühlt. Kommuniziere diese Möglichkeit und schaffe sie! Es ist nämlich für viele schwierig, sich online zu öffnen, doch wenn Möglichkeiten bestehen, wird man sie eher nutzen. Du kümmerst dich so auch ums soziale Wohlbefinden und die Teilnehmer werden es dir danken!

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Wie nutze ich Online-Meetings?

Also: Online-Meetings machen Sinn, aber wie nutzt man sie auch effektiv und richtig?

Gerade für Führungskräfte ist es wichtig, dieses Medium zu benutzen und beherrschen, denn es schafft persönlicheren Kontakt zu Mitarbeitern und Geschäftspartnern als ein Telefonat. Man kommuniziert quasi virtuell und es entsteht eine Gesprächsatmosphäre. Es ist viel einfacher zu kommunizieren und auch mit mehreren Kollegen/Mitarbeitern gleichzeitig zu arbeiten – wie ein virtueller Gruppentisch. Deswegen helfen gerade die interaktiven Werkzeuge unglaublich beim gemeinsamen Arbeiten. Und auch bei Vorträgen oder Anhörungen kann auch aus einem langweiligen Vortrag ein gemeinsames Gespräch, ein gemeinsamer Diskurs entstehen.

Soziale Nähe durch Online-Meetings?

Es ist sehr wichtig, zu versuchen, mit seinen Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben und eben nicht nur über Arbeit zu sprechen, sondern einfach mal Smalltalk zu führen. Zu erfühlen, wie es den Menschen eigentlich geht. Und durch Online-Meetings kannst du eben auch die Gestik und Mimik wahrnehmen, dein Gegenüber sehen! Eine Komponente, die viel Einfluss hat, denn so funktionieren wir nun einmal: Das Beobachten unseres Gegenübers spielt eine wichtige Rolle in der Kommunikation und Interaktion. Solche virtuellen Treffen ersetzen keinen sozialen Kontakt, aber sie geben uns ein Stück soziale Interaktion.

Online-Meetings mit Zoom

Wir nutzen für Online-Meetings Zoom, da es viele Vorteile hat. Es ist nicht nur super stabil und einfach in der Handhabung: Du kannst mit bis zu 300 Leuten (und theoretisch noch mehr) an einem Meeting teilnehmen. Es eignet sich deshalb für Konferenzen, aber auch für Einzelgespräche. Wenn man die Technik dann auch ausnutzt, können ganz viele spannende Dinge passieren. Zum Beispiel kann man super Gruppenarbeiten durchführen, es gibt tolle interaktive Umfragetools oder Pinnwände und man kann diese im Meeting einfach miteinander teilen. Auch mit einem schönen blauen Handzeichen kann man sich melden, wenn man etwas sagen möchte, dann muss man niemanden unterbrechen und wird auch von allen verstanden. Wenn man eine Reaktion zeigen möchte, kann man mit Emojis einen Daumen nach oben zeigen oder applaudieren.

So sind die Möglichkeiten vielfältig und man bekommt Interaktion eben auch online. Natürlich reicht manchmal auch ein Anruf oder eine Email, aber Online-Meetings kommen am nächsten an Präsenzkonferenzen heran. Nicht umsonst gibt es auch Kaffeeklatsch oder Bierabende auf Zoom, womit man den sozialen Kontakt aufrechterhalten kann.

Man kann niemanden zwingen und für manch einen mag es sehr befremdlich wirken, so ein Online-Meeting. Aber man sollte gerade jetzt auch diese Chance nutzen, eben weil man sich nicht präsent sein kann und diese Angebote annehmen und sie nutzen. Als Führungskraft ist es wichtig, das Team zusammenzubringen und dafür eignen sich Online-Meetings momentan am besten. Also: Macht einen Termin aus und los geht’s!

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